Per tre settimane una squadra ha reso meno del previsto. Non c’è stata una sospensione, nessuno ha fermato il cantiere e non esiste un ordine di servizio: si è lavorato in un’area più stretta di quella prevista, con due riprese al giorno invece di una. La contabilità ha registrato correttamente le quantità eseguite. Da nessuna parte, però, resta scritto perché erano quelle e non altre.
Il dato contabile e il fatto produttivo: che cosa registra la contabilità
L’articolo 115, comma 1, del Codice porta le piattaforme digitali dentro la direzione, il controllo e la contabilità dei lavori, rinviando all’Allegato II.14 per le modalità operative. L’articolo 1, comma 3, dell’Allegato stabilisce anche che i fatti producenti spesa siano accertati mentre accadono e procedano di pari passo con l’esecuzione, secondo il principio di costante progressione della contabilità. La contabilità, quindi, deve seguire il lavoro mentre si forma.
La contabilità fa esattamente questo: il libretto delle misure registra le quantità, il registro le riporta in ordine cronologico, lo stato di avanzamento le somma. Ma ciò che viene accertato è il fatto contabilizzabile, cioè la lavorazione eseguita, misurata e attribuita a una voce dell’elenco prezzi.
Accanto al fatto contabilizzato ne esiste però un secondo, che non sempre resta collegato al dato economico dell’impresa. È il fatto produttivo: la condizione organizzativa che spiega perché la quantità effettivamente eseguita sia stata quella e non quella prevista.
La contabilità registra che la squadra ha eseguito trenta metri; ciò che non restituisce necessariamente è il rapporto tra quel risultato e le condizioni operative nelle quali è stato prodotto.
Contabilità digitale: dati affidabili che non sempre spiegano gli scostamenti
Sul dato contabile la digitalizzazione ha fatto passi molto concreti. Il comma 10 dell’articolo 12 dell’Allegato II.14, nel testo vigente dopo il correttivo, impone programmi che utilizzino formati aperti non proprietari e garantiscano autenticità, sicurezza e provenienza dei dati. Importi, date e sequenze sono oggi molto più difficili da mettere in discussione di quanto lo fossero dieci anni fa, e questo è un progresso reale anche per l’impresa.
La maggiore precisione del dato contabile, però, rende più evidente ciò che quel dato non può spiegare da solo. A consuntivo l’impresa può sapere con esattezza quanto una lavorazione è costata e non riuscire più a ricostruire perché sia costata più del previsto. Lo scostamento può essere nato da un’interferenza, da una sequenza imposta, da una riprogrammazione, da un’attesa oppure dalla stessa organizzazione dell’impresa.
Se il collegamento con le condizioni operative si è perso, quest’ultima diventa inevitabilmente la spiegazione più immediata: la squadra ha prodotto meno, l’organizzazione non ha funzionato, la produttività prevista non è stata raggiunta. Non perché sia necessariamente la spiegazione corretta, ma perché è l’unica che i dati disponibili, da soli, non consentono di escludere.
Scostamenti di produttività: perché si perde il legame con le condizioni di cantiere
Non si perde per trascuratezza. Si perde perché i due dati nascono da persone diverse, con cadenze diverse, e si incontrano una sola volta.
Il dato causale si forma ogni giorno e in cantiere: il rapportino del capo squadra, l’allocazione degli uomini la mattina, l’ordine al subappaltatore, la telefonata che sposta una consegna. È materiale minuto, prodotto da chi ha altre urgenze e nessun obbligo di conservarlo in forma ordinata. Il dato contabile si consolida invece a scadenze lunghe, in ufficio, ed è tenuto dalla direzione lavori. Al momento della misura i due flussi si toccano, ma si toccano già filtrati: di tutto ciò che ha condizionato quella settimana resta la quantità che ne è uscita.
C’è poi una ragione che riguarda il modo in cui i fatti si presentano. Nel momento in cui accade, il fatto produttivo non viene percepito come qualcosa da registrare: è semplicemente un problema operativo da risolvere. Chi sposta una squadra sta risolvendo un problema, non documentando un evento, e fa bene a comportarsi così, perché è il suo mestiere. La consapevolezza che quella giornata andava registrata arriva quando lo scostamento è già visibile in consuntivo, cioè esattamente quando ricostruirla è diventato difficile.
Produttività e costi: il dato va confrontato con le condizioni previste
Una squadra che impiega seicento ore non sta lavorando bene o male in assoluto. Per dirlo bisogna sapere quante ore erano previste, per quale quantità e soprattutto in quali condizioni si pensava di eseguire quella lavorazione.
Se la previsione era costruita su un’area interamente disponibile e durante l’esecuzione il lavoro viene suddiviso in tre zone, con ritorni successivi della stessa squadra, il dato delle seicento ore resta corretto. A essere superato è il termine con cui lo si sta confrontando.
È qui che il programma dei lavori e il controllo economico devono parlarsi, e spesso non lo fanno. Il direttore di cantiere vede per primo che la sequenza prevista non esiste più: sposta uomini, modifica gli accessi, coordina il ritorno del subappaltatore. Se quella variazione resta dentro la gestione quotidiana, settimane dopo il project manager si trova davanti un costo maggiore e lo confronta ancora con la produttività attesa nella sequenza originaria. Il dato non è sbagliato: è il confronto a essere diventato debole. E uno scostamento dovuto al cambiamento delle condizioni operative finisce per essere attribuito a un calo di rendimento.
Non serve, per evitarlo, riscrivere il programma ogni volta che qualcosa si muove. Serve però che resti leggibile che cosa è cambiato rispetto alla previsione sulla quale erano stati costruiti tempi, produttività e costi. Un cronoprogramma aggiornato alle sole scadenze contrattuali resta un documento corretto e smette di essere un termine di confronto: dice quando l’opera deve finire, non come la si sta producendo.
C’è quindi una seconda cosa da conservare, accanto al fatto produttivo, ed è la previsione rispetto alla quale quel fatto è diventato uno scostamento. Sono due metà della stessa informazione: senza la prima non so perché il costo è cresciuto, senza la seconda non so nemmeno rispetto a che cosa.
Contabilità dei lavori e controllo di commessa: due sistemi con finalità diverse
Qui c’è una differenza di posizione che in cantiere si vede bene. La contabilità è tenuta dalla direzione lavori; il programma utilizzato per tenerla non rientra nelle scelte dell’esecutore e, quando la direzione lavori è affidata a professionisti esterni, deve essere preventivamente accettato dal RUP, che ne verifica affidabilità, idoneità e conformità. I programmi di contabilità devono rispettare i requisiti fissati dall’Allegato II.14; il più ampio ecosistema digitale dei contratti pubblici si inserisce invece nel sistema delle piattaforme di approvvigionamento digitale disciplinato anche dalle regole tecniche AgID.
Queste regole rendono affidabile il dato contabile, ma non hanno per oggetto il legame fra una spesa e la sua causa. Quel legame deve conservarlo l’impresa, non perché esista un adempimento specifico che glielo impone, ma perché nessun altro soggetto dell’esecuzione ha il compito di ricostruirlo per suo conto.
Scostamenti di costo: quale informazione deve restare durante l’esecuzione
La risposta non può essere un secondo apparato fatto di schede, registri paralleli e campi da compilare. Significherebbe aggiungere lavoro proprio a chi deve tenere in movimento il cantiere, soprattutto nelle settimane in cui le variazioni sono più frequenti.
Quello che serve è molto più semplice: mentre il lavoro è ancora in corso, bisogna capire se la lavorazione si sta svolgendo nelle condizioni previste oppure se il modo di produrre è cambiato. Non occorre stabilire in quel momento quanto sia costato lo scostamento, perché quello emergerà dalla contabilità. Occorre soltanto che resti una traccia del cambiamento.
È una valutazione che il capo cantiere compie già ogni giorno quando organizza il lavoro. Il problema non è quindi ottenere un’informazione nuova, ma evitare che quella informazione resti soltanto nella sua memoria.
Se la traccia esiste, mesi dopo la ricostruzione diventa un lavoro di lettura. Se non esiste, si torna a chiedere alle stesse persone che cosa ricordano, quando ormai una parte delle circostanze si è persa.
Controllo economico della commessa: che cosa serve davvero conservare
Il direttore di cantiere non può trasformare in rapporto ogni problema che risolve nella giornata. Se lo facesse, dopo una settimana avremmo più documenti e non necessariamente più informazioni.
Quello che deve restare è il cambiamento che modifica il termine di confronto della commessa. Una squadra che lavora in un’area diversa da quella prevista o una lavorazione spezzata che impone un ritorno del subappaltatore interessano il controllo economico non perché siano fatti eccezionali, ma perché cambiano il modo con cui quella produzione era stata impostata. Un problema risolto senza modificare quelle condizioni, per quanto faticoso sia stato, può anche non lasciare traccia.
Il direttore di cantiere lo vede mentre organizza il lavoro; il project manager ne ha bisogno quando legge insieme programma, avanzamento e costo. Fra i due non serve necessariamente un documento in più: serve che quella variazione non sparisca insieme al problema che l’ha resa necessaria.
Del resto gran parte del materiale esiste già. Rapportini, programmi aggiornati e disposizioni operative vengono prodotti comunque, ogni giorno. Il lavoro non consiste nel generarne altri, ma nel riconoscere quali di quei cambiamenti vanno tenuti collegati alla lavorazione e allo scostamento che potranno generare.
La ricostruzione, tre mesi dopo: quando i dati ci sono ma manca il nesso che spiega lo scostamento
Torniamo alla squadra di cui parlavamo all'inizio. Nel controllo economico compare una produttività inferiore a quella prevista. Si cerca il programma di quel periodo e si trova ancora la sequenza originaria, con l’area unica e una sola ripresa al giorno. I rapportini dimostrano le ore, la contabilità dimostra le quantità, entrambi in modo ineccepibile.
Manca un solo documento, e non esiste: quello che attesta che l’area era stata resa disponibile per parti e che da quel momento la squadra aveva dovuto lavorare in tre zone, con ritorni successivi. Nessuno lo ha scritto perché, mentre accadeva, non era un documento da scrivere: era un problema da risolvere, ed è stato risolto.
Tre mesi dopo l’impresa dispone quindi di due misure esatte e di nessuna spiegazione. Non è una carenza di dati. È l’assenza di relazione fra dati che ci sono tutti.
Il perché di un costo serve prima al cantiere che al contenzioso
Quando non si riesce più a ricostruire la causa di un costo, il pensiero va facilmente alla prova da fornire se un giorno nascerà una contestazione. Per chi governa la commessa il problema arriva prima.
Il danno principale è più immediato: un costo di cui non si conosce l’origine non insegna niente. Non consente di sapere se quella commessa ha perso margine per una scelta organizzativa dell’impresa, correggibile la volta successiva, oppure per una condizione esterna che sulla prossima commessa si ripresenterà identica. Un’impresa che chiude dieci lavori con costi certi e cause deboli ha dieci consuntivi e nessuna esperienza.
La contabilità digitale ha risolto bene un problema che c’era davvero, cioè sapere quanto. Resta aperto quello che nessun sistema ufficiale ha il compito di risolvere, cioè sapere perché. È oggi l’unica parte dell’informazione di commessa che l’impresa deve costruirsi da sola.
