Con la nota n. 7095/08, rivolta alle proprie strutture
territoriali, l’
Inail è tornato sull’argomento relativo al
libro unico del lavoro.
Con riferimento agli obblighi di registrazione, ai limiti temporali
nonché all’ambito di applicazione del nuovo libro unico, l’allegata
nota fa esplicito rinvio alla circolare n. 20/08 del Ministero del
Lavoro.
L’Istituto assistenziale ha ricordato che dal 18 agosto scorso, con
l’entrata in vigore del libro unico, è stato abrogato il libro
matricola, mentre, sino al periodo di paga relativo al mese di
dicembre 2008 sarà possibile adempiere agli obblighi di
registrazione direttamente sul libro paga, nelle sezioni paga e
presenze.
Nel periodo transitorio, pertanto, le sedi territoriali, dietro
richiesta delle imprese, dovranno sottoporre a vidimazione
esclusivamente il libro paga e non anche il libro matricola,
seguendo le modalità di tenuta previste per il libro unico.
Per quanto riguarda i diversi sistemi di tenuta, escludendosi la
forma manuale, l’Inail riconosce tre modalità:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo
continuo;
- stampa laser;
- supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati.
Indipendentemente dal sistema adottato, il libro unico deve avere
una numerazione sequenziale di ciascun foglio che compone il
documento, essere unitario con riferimento alla vidimazione, alla
numerazione, alle registrazioni, alla tenuta ed alla conservazione,
fatta salva la possibilità di tenere separatamente, ma sempre nel
rispetto di una numerazione sequenziale, l’elaborazione del
calendario presenza.
L’elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo
continuativo prevede la possibilità di effettuare una
preventiva numerazione dei fogli mobili e la vidimazione
direttamente a cura dell’Inail, oppure una numerazione dei fogli e
la relativa vidimazione effettuata da soggetti autorizzati
dall’Inail in sede di stampa del modulo continuo.
Nel primo caso il libro unico, prima di essere utilizzato, deve
essere numerato e vidimato presso qualsiasi sede Inail; nel secondo
caso invece gli utenti devono presentare all’Inail
un’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica.
In questo modo sarà la sede Inail a contattare la tipografia
designata dall’utente, al fine di presenziare alla stampa dei
moduli e alla vidimazione dell’ultimo foglio.
In entrambi i casi, a decorrere dal 16 gennaio 2009, il libro unico
andrà registrato in procedura Gestione Rapporto Assicurativo, ma
con riferimento al Codice Cliente e non più alla Posizione
Assicurativa Territoriale.
Il sistema a
stampa laser prevede che i datori di lavoro
debbano presentare ad una qualsiasi sede Inail una richiesta di
autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser che
riguardi il libro unico nel suo complesso, anche in caso di
eventuale elaborazione separata del calendario presenze.
Il nuovo sistema, che istituisce un modello di richiesta di
autorizzazione alla vidimazione e un modello utile ai fini della
notifica del provvedimento di autorizzazione, ambedue allegati alla
nota in oggetto, comporta il venir meno dell’obbligo di redigere e
conseguentemente di inoltrare il prospetto riepilogativo mensile
delle retribuzioni.
L’ultimo dei sistemi prevede che il libro unico possa essere tenuto
con modalità informatiche. In particolare su
supporti
magnetici, che prevedono una forma statica del documento e
garantiscono l`autenticita` e la non modificabilità dei contenuti
dallo stesso, anche attraverso l’apposizione di una data certa e
della firma digitale, oppure con
sistemi di elaborazione
automatica dei dati.
Entrambe le modalità informatiche non sono assoggettate all’obbligo
di vidimazione né, tantomeno, all’autorizzazione dell’Inail, fatto
salvo l’obbligo dei datori di lavoro di comunicare, anche tramite
fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente
territorialmente le caratteristiche tecniche del sistema
informatico adottato.
Fonte:
www.ance.it
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