L'articolo 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 convertito
dalla legge 6 agosto 2008, n. 133 ha previsto importanti novità in
materia di documenti obbligatori di lavoro, introducendo al posto
dei tradizionali libri matricola, paga e presenze, il
Libro
Unico del Lavoro che, da un punto di vista pratico, altro non è
che l'attuale cedolino paga, contenente il calendario delle
presenze, ovvero dei dati attualmente riportati nel libro paga
sezione presenze.
L'istituzione e la tenuta del Libro Unico del Lavoro rappresenta
una notevole riduzione dei costi, snellisce i rapporti con gli
istituti previdenziali ed assicurativi e riduce i tempi necessari
per rendere operative le nuove attività.
Il libro matricola s'intende abrogato dal 18 agosto 2008, mentre è
previsto un regime transitorio, secondo il quale fino al periodo di
paga relativo al mese di Dicembre 2008 (quindi fino al 16 gennaio
2009) i datori di lavoro potevano adempiere agli obblighi di
istituzione e tenuta del Libro Unico del Lavoro attraverso la
corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga
(cedolino) e presenze (registro presenze, cartellini orologio,
…).
Sono obbligati all'istituzione e alla tenuta del nuovo Libro Unico
del Lavoro i datori di lavoro di qualsiasi settore (ad eccezione
dei datori di lavoro domestico) nel quale dovranno inserire i dati
riferiti a:
- tutti i lavoratori subordinati;
- i collaboratori coordinati e continuativi e a
progetto;
- gli associati in partecipazione con apporto
lavorativo;
e, secondo una recente Circolare del Ministero del Lavoro, anche:
- le "mini co.co.co";
- i lavoratori interinali;
- i lavoratori distaccati.
Non dovranno invece essere registrati i dati riguardanti i
lavoratori autonomi, stagisti e tirocinanti.
Il datore di lavoro deve istituire e tenere un solo ed unico Libro,
anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali o
di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate.
La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere
effettuata soltanto mediante utilizzazione di uno dei seguenti
sistemi:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo
continuo;
- stampa laser;
- supporti magnetici (stampabili).
Non è più possibile utilizzare sistemi manuali. Il Libro Unico del
Lavoro può essere tenuto e conservato, alternativamente, presso:
- La sede legale (in senso convenzionale);
- Lo Studio del Consulente del Lavoro o di altro professionista
abilitato;
- I servizi e i centri di assistenza delle Associazioni di
categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese,
anche in forma cooperativa.
Le scritturazioni obbligatorie sul Libro Unico del Lavoro devono
avvenire, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del
mese successivo. Nel caso in cui la scadenza del modello F24 slitti
di qualche giorno (perché il giorno 16 cadente di sabato, domenica
o festivo) si intenderà posticipato anche il termine delle
scritturazioni.
In caso di accesso ispettivo in studio, il datore di lavoro che
sceglie di tenere e conservare il Libro Unico presso la propria
sede, dovrà esibire prima che l'ispettore proceda alla redazione
del
verbale di primo accesso ispettivo, il Libro Unico nel
luogo in cui si esegue il lavoro, anche mezzo fax o posta
elettronica, che dovrà essere aggiornato fino al mese precedente in
caso di ispezione dopo il giorno 16 e fino a due mesi precedenti se
l'ispezione avviene entro il giorno 16.
Se invece la tenuta e la conservazione viene affidata al consulente
del lavoro, l'esibizione del Libro Unico del Lavoro dovrà avvenire
entro 15 giorni dalla redazione del
verbale di primo accesso
ispettivo.
Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere conservato per la durata di
cinque anni dall'ultima registrazione; il medesimo termine di
conservazione è esteso, ai libri obbligatori in materia di lavoro
dismessi in seguito all'entrata in vigore della nuova
disciplina.
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