Un solo libro sostituisce i libri paga e matricola e gli altri
libri obbligatori dell'impresa : il libro unico del lavoro,
istituito con gli articoli 39 e 40 del decreto-legge n. 112/2008
(convertito con legge 6 agosto 2008, n. 133). Il Ministero del
lavoro, della salute e delle politiche sociali, con la circolare
n.20/2008 ha evidenziato e chiarito alcuni aspetti della
disciplina; già in precedenza era intervenuto con il decreto
ministeriale 9 luglio 2008, dettando un regime transitorio in base
al quale, fino al periodo di paga relativo al dicembre 2008, i
datori di lavoro potranno utilizzare i vecchi libri paga e presenze
per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed esibizione
del libro unico.
In vista della scadenza del regime transitorio e dell’entrata in
vigore del Libro Unico del Lavoro, prevista per il 16 febbraio
2009, il ministero ha predisposto un Vademecum per chiarire quesiti
tecnici e di dettaglio. Inoltre, è on line sul sito del ministero
un'apposita sezione con le domande ricorrenti e ulteriori
precisazioni.
Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare ad ogni
singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di
lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale
dell'impresa.
La nuova disciplina, semplificando la struttura di gestione dei
rapporti di lavoro, in particolare riguardo alla tenuta dei libri
in azienda, ha finalità di prevenzione e contrasto del lavoro
sommerso , oltre che di snellimento degli oneri burocratici ed
economici gravanti sulle imprese.
Soggetti obbligati
Soggetti obbligati all'istituzione del libro sono tutti i datori di
lavoro privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro
agricoli, quelli dello spettacolo, dell'autotrasporto e marittimi,
con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici, che devono
iscrivervi tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori
coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in
partecipazione con apporto lavorativo.
Non sono soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta del libro
unico le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non
istituiscano specifici rapporti di lavoro subordinato al proprio
interno), l'impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli
e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le
società e le ditte individuali del commercio che non occupino
dipendenti.
Esentate le pubbliche amministrazioni, che provvedono alle
registrazioni con i cedolini o ruoli di paga, elaborati per ciascun
dipendente.
Il libro conterrà, oltre ai dati anagrafici, il codice fiscale, la
qualifica, la retribuzione, l'anzianità, i rimborsi spese, le
trattenute, le detrazioni spettanti, nonché le ore delle presenze
compresi gli straordinari.
Il datore di lavoro deve consegnare al lavoratore copia delle
scritturazioni effettuate, in tal modo adempie gli obblighi
previsti dalla normativa.
Modalità di tenuta
La tenuta e la conservazione del libro unico deve essere svolta
esclusivamente con i mezzi specificati dalla circolare :
elaborazione a stampa meccanografica o laser dietro autorizzazione
dell'Inail; supporti magnetici, senza obbligo di vidimazione,
previa apposita comunicazione scritta alla direzione provinciale
del lavoro competente.
L'unicità viene garantita da una numerazione sequenziale dei fogli,
non essendo possibile suddividere il libro unico in sezioni
distinte, mentre è ammessa l'elaborazione separata del calendario
delle presenze.
Un'ulteriore modifica viene introdotta in tema di luogo della
tenuta del libro unico. Salvo che la sede legale della ditta non
coincida con quella operativa, il libro non deve più essere tenuto
sul luogo di lavoro, potendo essere affidato, previa comunicazione
alla direzione provinciale del lavoro, a professionisti abilitati,
associazioni di categoria o società capogruppo nei gruppi di
imprese.
Non è più necessario, inoltre, tenere copie conformi del libro in
sedi diverse da quella legale: infatti le nuove disposizioni
obbligano a tenere un solo ed unico libro, anche in presenza di più
sedi di lavoro, anche se stabili.
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o
compenso o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio
perché lavoratore intermittente), la registrazione sul libro unico
del lavoro deve essere effettuata solo in occasione della prima
immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il
lavoratore si trovi a svolgere l'attività lavorativa o a percepire
compensi o somme, nonché al termine del rapporto stesso.
L 'impresa che sceglie di affidare la tenuta del libro ad un
consulente esterno è sollevata da una serie di oneri poiché non
deve più conservare nella sua sede (o nelle sedi) la copia, con
conseguente eliminazione di tutti gli adempimenti connessi:
vidimazione, dichiarazione di conformità, registrazioni, assistenza
all'autorità ispettiva.
Anche l'impresa che gestisce al suo interno il libro unico del
lavoro avrà benefici in termini di riduzione dei costi poiché:
- dovrà effettuare le registrazioni relative alle frequenze solo
una volta al mese, e non più quotidianamente;
- non sarà più tenuta conservare il libro su supporto
cartaceo;
- sarà obbligata a conservare il libro in archivio per soli 5
anni, non più per 10.
Nuova dichiarazione di assunzione
L'obbligo di consegna al lavoratore della dichiarazione di
assunzione, che prima della riforma doveva contenere i dati di
iscrizione nel libro matricola, ora è assolto consegnando al
lavoratore copia della comunicazione obbligatoria inviata
telematicamente o copia del contratto individuale di lavoro
completo di tutte le informazioni necessarie.
La nuova disciplina comporta anche un'importante conseguenza sulla
lotta al lavoro sommerso: essendo venuto meno l'obbligo di tenere
il libro matricola e di iscrivere preventivamente, prima
dell'immissione al lavoro, i lavoratori occupati nei documenti di
lavoro, il personale ispettivo dovrà fondare l'accertamento della
sussistenza di un impiego lavorativo in nero solo sulla
effettuazione della comunicazione obbligatoria di instaurazione del
rapporto di lavoro previsto dalla L. 296/2006.
In caso di ispezione, i funzionari preposti inviteranno il datore
di lavoro a fornire prova della avvenuta comunicazione obbligatoria
preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, e
successivamente l'esibizione del libro unico del lavoro.
Fonte:
www.lavoro.gov.it/lavoro
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