Indice Nazionale dei Domicili Digitali: pubblicate le linee guida AGID

Arriva il vademecum relativo all’Indice nazionale dei domicili digitali realizzato da AGID in collaborazione con il Ministero per l’innovazione e la transizione al digitale

di Redazione tecnica - 27/09/2021
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Indice Nazionale dei Domicili Digitali: pubblicate le linee guida AGID

L’Agenzia per l’Innovazione Digitale ha pubblicato con la determina n. 529/2021 le linee guida dell’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese (INAD), di cui all’art. 6-quater del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Realizzate in collaborazione con l’Ufficio legislativo del Ministro per l’innovazione e la transizione al digitale e con il supporto del Dipartimento per la trasformazione digitale, le linee guida definiscono le regole e le funzionalità disponibili per l’elezione, la modifica e la cancellazione del domicilio digitale nell’elenco INAD.

Cos’è il domicilio digitale

Il domicilio digitale è l’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD.

Chi può richiedere il Domicilio digitale

Possono eleggere il proprio domicilio digitale mediante registrazione nell’INAD:

  • le persone fisiche che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età e che abbiano la capacità di agire;
  • i professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013 (di seguito Professionisti);
  • gli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC (di seguito Enti).

Fino all’adozione del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui all’articolo 3-bis, comma 3-bis del CAD, resta ferma in capo al titolare del domicilio digitale eletto la facoltà di chiederne la cessazione, salvo nell’ipotesi nel prosieguo evidenziata ai sensi dell’art. 6-quater, comma 2 del CAD.

Il Sistema informativo INAD

L’INAD, anche attraverso il punto di accesso telematico attivato presso la Presidenza del Consiglio dei ministri di cui all’articolo 64-bis, comma 1, del CAD, rende disponibili a chiunque:

  • gli indirizzi costituenti i domicili digitali dei soggetti che li hanno eletti;
  • le funzioni necessarie per la gestione del proprio domicilio digitale;
  • le funzioni necessarie per la gestione del domicilio digitale nel caso di decesso del titolare dello stesso, ovvero nel caso di estinzione dell’Ente ai sensi dell’articolo 27 c.c.;
  • le funzioni necessarie per la gestione del domicilio digitale nel caso di impossibilità sopravvenuta del titolare di avvalersi dello stesso;
  • le istruzioni per accedere all’assistenza.

Come Registrarsi all’INAD

I soggetti che intendono eleggere il proprio domicilio digitale devono preventivamente registrarsi all’INAD accedendo tramite il relativo portale web e identificandosi mediante uno dei seguenti strumenti: 

  • sistema pubblico di identità digitale (SPID);
  • carta d’identità elettronica (CIE);
  • carta nazionale dei servizi (CNS) di cui all’articolo 66 del CAD.

Per gli Enti la registrazione deve essere effettuata dal legale rappresentante o da un suo delegato.

La registrazione degli Enti è soggetta alle seguenti verifiche automatizzate:

  • corretta associazione del codice fiscale dell’Ente con quello del suo legale rappresentante, tramite i servizi applicativi offerti dall’Anagrafe Tributaria;
  • l’assenza dell’Ente nell’indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti (INI-PEC) di cui all’articolo 6-bis del CAD;
  • l’assenza dell’Ente nell’indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA) di cui all’articolo 6- ter del CAD.

Nel caso in cui l’Ente risulti già presente in uno dei predetti indici di cui agli articoli 6-bis e 6-ter del CAD o qualora il controllo effettuato presso l’Anagrafe tributaria abbia dato esito negativo, non ne è consentita la registrazione all’INAD e, conseguentemente, è preclusa la possibilità di eleggere il domicilio digitale in INAD.

Elezione e gestione del domicilio digitale

Completata la registrazione, i soggetti utilizzano le funzionalità rese disponibili dall’INAD per

  • eleggere il domicilio digitale, mediante indicazione di un indirizzo di PEC o di recapito certificato qualificato del quale siano titolari;
  • modificare il domicilio digitale eletto;
  • cessare il domicilio digitale eletto; la cessazione volontaria non è consentita a coloro che risultano contemporaneamente iscritti nell’INI-PEC in qualità di professionisti, ai sensi dell’art. 6-quater, comma 2 del CAD;
  • visualizzare il domicilio digitale eletto;
  • modificare l’indirizzo e-mail di contatto;
  • modificare o eliminare l’attività professionale esercitata;
  • inserire la delega eventualmente conferita dal legale rappresentante dell’Ente alla gestione del domicilio digitale a uno o più soggetti
  • revocare la delega;
  • visualizzare i dati acquisiti dall’INAD nel processo di registrazione ;
  • visualizzare le informazioni relative al proprio utilizzo dell’INAD;
  • visualizzare le informazioni storiche relative all’elezione, modifica e cessazione del proprio domicilio digitale.

L’accesso alle funzionalità rese disponibili dall’INAD è assicurato anche tramite il punto di accesso telematico attivato presso la Presidenza del Consiglio dei ministri di cui all’articolo 64-bis, comma 1, del CAD.

Domicilio digitale e PEC

Secondo quanto previsto dall’articolo 16, comma 2, del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, il domicilio digitale non può essere eletto presso un servizio di posta elettronica certificata gestito da una pubblica amministrazione. Un indirizzo PEC o di recapito certificato qualificato non può essere contemporaneamente domicilio digitale di due o più codici fiscali.

Domicilio digitale personale e professionale

Per quanto concerne l’elezione del domicilio digitale, solo i Professionisti hanno facoltà di eleggere nell’INAD sia un domicilio digitale professionale sia un domicilio digitale personale. La distinzione tra i due domicili digitali appartenenti al medesimo soggetto è resa evidente all’interno dell’INAD sia all’interessato, al momento dell’elezione del domicilio, sia agli utenti al momento della consultazione dell’INAD. Resta ferma, in ogni caso, la facoltà di eleggere al di fuori dell’INAD un domicilio speciale per determinati atti o affari, ai sensi dell’articolo 47 c.c.

Il domicilio eletto dalle persone fisiche può essere utilizzato anche per le comunicazioni aventi valore legale a loro dirette nella qualità di tutori, curatori, procuratori o altre forme di rappresentanza di altre persone fisiche, previste dalla legge.

Ciclo di vita del domicilio digitale e aggiornamento dell’INAD

Le fasi del ciclo di vita del domicilio digitale sono le seguenti:

  • elezione: dichiarazione del domicilio digitale mediante indicazione di un indirizzo di PEC o di un indirizzo elettronico di recapito certificato qualificato; ● modifica: cessazione del domicilio digitale in uso e contestuale elezione di un nuovo domicilio digitale, fermo restando che l’INAD manterrà, ai soli fini probatori, le informazioni storiche relative ai domicili cessati;
  • cessazione volontaria: cessazione del domicilio digitale in uso da parte del titolare senza elezione di un nuovo domicilio digitale, fermo restando che l’INAD, a fini probatori, manterrà le informazioni storiche relative a elezione, modifica e cessazione del domicilio cessato; la cessazione volontaria, tuttavia, non è consentita a coloro che risultano contemporaneamente iscritti nell’INI-PEC in qualità di professionisti, ai sensi dell’art. 6-quater, comma 2 del CAD; ● cessazione d’ufficio, fermo restando che l’INAD manterrà, ai soli fini probatori, le informazioni storiche relative ai domicili cessati;
  • cessazione in casi particolari: cessazione del domicilio digitale per l’intervenuto decesso del titolare persona fisica, anche in qualità di Professionista, o per l’intervenuta estinzione dell’Ente ai sensi dell’articolo 27 c.c., fermo restando che l’INAD manterrà, ai soli fini probatori, le informazioni storiche relative ai domicili cessati.

Certificazione e storicizzazione delle operazioni sul domicilio digitale

Al fine di dare evidenza delle operazioni effettuate durante le fasi di elezione, modifica e cessazione del domicilio digitale, anche d’ufficio e in casi particolari, viene generata, ai soli fini probatori, la tracciatura di tali operazioni, mediante registrazione su supporto informatico:

  • della modalità di identificazione dell’utente per le operazioni richieste;
  • della data e dell’ora di accesso all’INAD;
  • della data, dell’ora e del tipo di operazione effettuata (elezione, modifica, conferimento e revoca della delega, cessazione volontaria e cessazione in casi particolari) e del domicilio digitale a cui è riferita l’azione;
  • della data e dell’ora di validazione o annullamento della richiesta telematica al Gestore INAD.

I dati della tracciatura sono associati al soggetto richiedente e inviati in conservazione. Considerando le finalità del domicilio digitale, i dati sono disponibili per dieci anni dalla trasmissione al sistema di conservazione, a garanzia di eventuali esigenze probatorie nell’ordinario termine di prescrizione dei diritti.

Consultazione online dell’INAD

Ai sensi dell’articolo 6- quinquies del CAD, la consultazione è consentita a chiunque senza necessità di autenticazione. L’accesso ai dati contenuti nell’INAD avviene attraverso l’uso di uno dei seguenti parametri di ricerca:

  • codice fiscale
  • domicilio digitale, codice fiscale e data

Acquisizione dall’INI-PEC dei domicili digitali dei relativi professionisti

L’articolo 6-quater, comma 2 del CAD prevede che il domicilio digitale dei professionisti iscritti nell’INI-PEC sia inserito anche nell’INAD quale domicilio digitale in qualità di persone fisiche, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso.

A tal fine, il Ministero per lo Sviluppo Economico, avvalendosi del Gestore di INIPEC, rende disponibili al Gestore dell’INAD gli indirizzi e i nominativi dei professionisti presenti nell’INI-PEC, tramite servizi informatici le cui specifiche tecniche sono definite in fase di sviluppo dell’INAD.

Inoltre, i domicili digitali eletti dalle persone fisiche nell’INAD sono trasmessi all’ANPR con cadenza giornaliera, al fine di consentire il suo costante aggiornamento.

Verifica dei domicili digitali

La responsabilità in ordine alla veridicità ed esattezza dei dati presenti all’interno dell’INAD è posta in capo al soggetto che ha effettuato la relativa comunicazione. Per la corretta gestione dell’INAD, ai sensi dell’articolo 3-bis, comma 1-bis, secondo periodo del CAD e dell’articolo 60, comma 3-bis, lettera f-septies del CAD, il Gestore effettua controlli sia in fase di elezione del domicilio sia periodicamente.

Qualora il Gestore INAD, in fase di verifica periodica o a seguito di segnalazione, rilevi un domicilio digitale non più utile alle finalità dell’INAD, lo rende evidente nell’INAD e informa il soggetto interessato mediante comunicazione, messa a disposizione in un’apposita sezione del suo profilo INAD e inviata all’indirizzo email di contatto fornito in fase di registrazione, invitando lo stesso a ripristinare il corretto funzionamento dell’indirizzo elettronico o a modificarlo. Trascorsi, senza esito, 30 giorni dalla predetta comunicazione, il Gestore INAD procede alla cessazione d’ufficio del domicilio digitale dall’INAD e informa il soggetto interessato.

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