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STR VISION TIME

STR VISION TIME: Gestione progetti e attività, contabilità studio, clienti

STR VISION TIME è il frutto di oltre 10 anni di collaborazione con Studi professionali, grazie alla quale è stato possibile identificare chiaramente le esigenze organizzative dello studio:
  • Realizzare procedure standard che impostano in automatico i workflow delle attività di una pratica/commessa;
  • Pianificare l'agenda e caricare l'attività svolta per l'emissione della parcella;
  • Controllare la "contabilità" della pratica/commessa e l'incasso delle fatture proforma;
  • Gestire ogni forma di comunicazione (telefono, sms, e-mail, documenti…) tenendone traccia nella pratica/commessa e nell'agenda;
  • Rispettare le normative relative alla Privacy.

STR VISION TIME risponde efficacemente a tutte queste esigenze proponendo un modello organizzativo basato sulla trasformazione automatica dell'agenda in prestazioni parcellizzabili e sulla stretta integrazione tra documenti e prestazioni associate. Timer multipli sono disponibili nel timesheet e nella scheda di creazione di documenti, email, telefonate e prestazioni in genere.

E' proprio dalla cattura sistematica del tempo associato alle attività che STR VISION TIME ricava le basi del suo potente controllo di gestione.

STR VISION TIME è sviluppato con tecnologia che consente l'utilizzo della procedura in ambiente Microsoft Windows e Mac OS al fine di poter lavorare senza problemi in tutti i contesti.

AMMINISTRAZIONE, FATTURAZIONE, PARCELLE

Un compito importante per lo studio tecnico e professionale è quello di saper riepilogare da una parte i costi delle ore lavorate sulle varie pratiche/commesse, a prescindere dalla loro fatturabilità, dall'altra di addebitare per intero all'utente tutto quanto era oggetto della prestazione stabilita.

In questo senso STR VISION TIME consente di simulare varie ipotesi di importi di onorario, confrontare i valori a tempo con quelli da tariffa, ricalcolare il totale delle prestazioni per tenere conto di eventuali vincoli a forfait o scorporare un certo modo il totale imposto. STR VISION TIME genera in automatico il report da passare al commercialista per la compilazione degli studi di settore.
La parcellazione può tener conto dei nuovi parametri introdotti con la recente normativa riferita alle tariffe professionali.

Caricare prestazioni, gestire gli incassi, controllare gli insoluti, creare preventivi e ordini, emettere fatture, analizzare il fatturato con centro di profitto e cliente, gestire la contabilità multiazienda, sono solo alcune delle caratteristiche che gli studi tecnici trovano in STR VISION TIME.

RELAZIONE CON I CLIENTI, ATTIVITA' COMMERCIALI E MARKETING.

Grazie alla creazione di schede anagrafiche complete ed alla stretta integrazione funzionale tra i vari archivi dell'applicativo viene a crearsi un ricco archivio storico che raccoglie informazioni  sui clienti dello studio, consente di elaborare statistiche sugli ambiti di maggior redditività, di monitorare il fatturato e l'andamento di mercato e scatena l'iter commerciale conseguente.

La ricchezza dei parametri di ricerca si traduce anche nella creazione di indici di catalogazione multipli delle anagrafiche da utilizzare per pianificare attività di contatto di diversa natura, dal sollecito di pagamento alla comunicazione commerciale (ad esempio, circolari informative, newsletter elettroniche, auguri e stampa di etichette).

ORGANIZZAZIONE E AGENDA

L'agenda di studio è lo strumento utile a organizzare le attività da svolgere, controllare quelle già svolte, creare eventi ripetitivi in agende singole e di gruppo, verificare le scadenze. È quindi lo strumento principale di pianificazione delle attività dello studio. Caratteristica esclusiva dell'agenda di STR VISION TIME è la possibilità di trasformare gli eventi in prestazioni ottenendo così automaticamente la valorizzazione del tempo impiegato per il loro svolgimento.
Ogni attività che si colloca in agenda può essere, infatti, quantificata in termini di importi fatturabili e/o di costi, consentendo così di valutare anche la redditività della pratica/commessa a cui è collegata.

Dall'agenda di STR VISION TIME inoltre è possibile vedere i documenti prodotti e quelli già redatti, senza perdere tempo con ricerche nelle cartelle documenti. Se l'attività implica la realizzazione di un nuovo documento saranno immediatamente disponibili in agenda i modelli da utilizzare.

PROCEDURE STANDARD


Sempre nell'ottica della ricerca della miglior efficienza di studio STR VISION TIME mette a disposizione uno strumento per creare procedure standard costituite da attività fra loro correlate e tempificate, eventualmente correlate a modelli di documenti, da utilizzare nell'effettiva esecuzione delle attività.
É quindi possibile generare pratiche e commesse a partire da una di queste  procedure standard, ottenendo in questo modo il workflow delle attività da svolgere e dei documenti da produrre. Le procedure esistenti possono essere modificate e se ne possono creare a piacere di nuove, per risolvere le più svariate esigenze organizzative e procedurali.

PROGRAMMAZIONE DELLE ATTIVITA'

Il modulo di gestione delle risorse di studio rappresenta la risposta ideale a questo tipo di esigenza, in quanto si propone come strumento ideale per assegnare i vari compiti alle singole risorse, potendone monitorare il carico di lavoro (anche come gruppo) in un determinato intervallo di tempo. Operativamente la programmazione delle attività di studio passa attraverso l'utilizzo di uno strumento Gantt strettamente correlato alle Agende dei professionisti dello Studio ed alle pratiche/commesse. Esso permette la visualizzazione grafica delle attività e delle loro dipendenze con ampia e flessibile capacità di filtrare i dati trattati e garantisce l'automatica correlazione del Gantt alle Attività delle Risorse con il conseguente autoaggiornamento delle attività non completate per una rappresentazione sempre aderente "al vero" delle attività programmate. Questi automatismi permettono al responsabile della pratica/commessa di non disperdere energie nell'aggiornamento del Gantt ma di focalizzare la propria attenzione sulle verifiche e sulla  ri-pianificazione degli interventi sicuro che sulle Agende delle risorse coinvolte compariranno le scadenze delle attività ri-pianificate. Queste funzionalità, peraltro, sono particolarmente utili, non solo sul piano della pura organizzazione del lavoro di ufficio, ma essendo correlabili ai costi di utilizzo delle varie risorse, divengono importanti anche ai fini di una prima valutazione di remunerabilità della commessa.

TIMESHEET

Controllo del carico di lavoro
Un grafico a barre mette in relazione il carico dei compiti assegnati ai collaboratori con la loro disponibilità giornaliera, evidenziando eventuali sovra o sotto-utilizzazioni. E' possibile simulare come si riduce il carico giornaliero di una risorsa facendo slittare tutte le sue attività alla data di massimo ritardo rispetto alla data limite di chiusura.

Timesheet e rapportini di lavoro
In STR VISION TIME gli strumenti di cattura del tempo non sono finalizzati solo alla raccolta delle prestazioni, ma anche e soprattutto alla determinazione dei costi associati alle ore lavorate sulle varie pratiche/commesse, a prescindere dalla loro fatturabilità. Il timesheet è il sistema che presenta all'operatore l'elenco delle attività assegnate non ancora chiuse; qualora la stessa attività sia stata assegnata a più risorse dello studio sarà presentata ad entrambe nel timesheet, ciascuno potrà imputare ore e sarà il sistema che si occuperà di sommarle.


DOCUMENTI

Buona parte dell'attività dello studio è incentrata nella produzione di documenti in sincronia con le scadenze dell'agenda. Per questo motivo agenda e documenti sono integrati per ottimizzare il flusso di lavoro documentale. L'operatore può così trovare il modello di documento o e-mail da redigere come attività di quel giorno direttamente dall'agenda. Aprendo una scheda documento si vede subito se è già stata caricata la relativa prestazione, analogamente dalla scheda attività si può immediatamente aprire il documento collegato, senza doverlo cercare nell'archivio documentale come occorre fare nei sistemi tradizionali.

CONTROLLO DI GESTIONE

Il controllo di gestione è il "canale di ritorno" dei dati ricevuti e consente di tenere sotto controllo i parametri vitali, gli indicatori di performance e le situazioni che possono influenzare la qualità del servizio e la customer satisfaction dei propri clienti.
Il controllo delle performance avviene sia dal punto di vista tecnico operativo che di redditività.
  • Fatturato e marketing con grafici fatturato per mese, anno, top ten clienti, analisi abc, dimensione aziendale, segmento di mercato, centro di profitto e gruppo di clienti ed origine dei contatti per anno;
  • Sintesi ore, ore per collaboratore, efficienza oraria, rapporto ore lavorate/budget ad oggi;
  • Redditività e margine percentuale per segmento di mercato, centro di profitto e gruppo di clienti, rapporto ricavi/importo a ore, rapporto margine/ricavi, contribuzione al fatturato e margine per settore di mercato e centro di profitto, distribuzione del fatturato e del margine percentuale per il cliente.
Sono tutti risultati che si possono ottenere dall'utilizzo di STR VISION TIME all'interno dello studio professionale.

WEB E MOBILITA'

I servizi e le funzioni della Web Edition consentono un uso dei dati "delocalizzato", ovvero ovunque sia disponibile una connessione ad Internet e senza l'installazione di software specifici. la Web Edition consente quindi di realizzare un vero e proprio ufficio virtuale dove gruppi di lavoro eterogenei possono interagire senza la loro presenza fisica nello stesso luogo, creando un network dinamico che collabora sinergicamente su progetti comuni.

I moduli della Web Edition:
• Portale Studio: si accede agli archivi Contatti, Pratiche, Agenda, Prestazioni, Documenti e Timesheet del gestionale

• Portale Mobile: permette di accedere al server aziendale tramite una APP dedicata "iStudio APP" (per iPhone e iPad) o browser su SmartPhone. E' possibile consultare e interagire con l'archivio delle anagrafiche, dei documenti, l'agenda e gli appuntamenti. Facile da installare e facile da consultare anche in cantiere.

• Server Sync: servizio di sincronizzazione delle agende sui dispositivi mobile supportati, come iPhone, BlackBerry, Nokia e Windows Mobile
Con le funzioni del Portale Studio e Portale Mobile della Web edition, si può consultare la propria agenda e quella dei collaboratori, in qualsiasi momento e luogo.
Esprimo il consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della normativa vigente e secondo le finalità illustrate nell'informativa