Fatturazione elettronica, tutto ciò che c'è da sapere in una circolare dell'Agenzia delle Entrate

Cos'è una fattura elettronica?Quali sono i suoi requisiti e le modalità che ne garantiscono l'autenticità e l'integrità?A queste a tante altre domande ha provato a rispondere l'Agenzia delle Entrate con la circolare n. 18/E pubblicata il 24 giugno 2014 recante " IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione" che ha fornito alcuni chiarimenti in merito alla disciplina sulla fatturazione elettronica.

In particolare, la circolare è tornata sulle modifiche introdotte dall'art. 1. commi 325, 326, 327 e 328 della legge 24 dicembre 2012, n. 228 (legge di stabilità per il 2014) e per le quali era già stata pubblicata la circolare n. 12/E del 3 maggio 2013 che aveva illustrato le modifiche introdotte dal legislatore alla disciplina sulla fatturazione in recepimento della direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010, in materia di IVA.

Cos'è la fattura elettronica
L'Agenzia ha chiarito che per fattura elettronica si intende più che altro la modalità di trasmissione che deve essere appunto quella elettronica. Nulla osta che una fattura cartacea possa essere scansionata e inviata elettronicamente per poter essere considerata fattura elettronica. Allo stesso modo, non possono essere considerate elettroniche quelle che, pur create tramite un software di contabilità, vengono inviate e ricevute in formato cartaceo.
Dunque, per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il formato (elettronico o cartaceo) utilizzato per la sua creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa o messa a disposizione, ricevuta e accettata dal destinatario. Viene, inoltre, espressamente chiarito che la fattura può essere elettronica per chi la emette e analogica per chi la riceve e viceversa. Laddove l'emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, quest'ultimo può non accettare il processo, e la fattura si considererà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e analogica in capo al ricevente.

I requisiti della fattura elettronica
In merito ai requisiti, l'articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone in capo al soggetto passivo l'obbligo di assicurare gli specifici requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, ovvero:

• Autenticità dell'origine - l'identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell'emittente della fattura devono essere certi.
• Integrità del contenuto - il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall'articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non devono poter essere alterati.
• Leggibilità - la fattura deve essere resa leggibile per l'uomo, conformemente a quanto previsto dalle Note esplicative della direttiva 2010/45/UE.

Modalità che garantiscono i requisiti della fattura elettronica
Chi emette la fattura elettronica può utilizzare i sistemi tecnologici che ritiene più idonei a garantire i requisiti di autenticità e integrità. La circolare prende in esame a titolo esemplificativo i sistemi di controllo di gestione, la firma elettronica e i sistemi EDI. In particolare, chiarisce che chi sceglie di utilizzare un sistema di controllo di gestione deve assicurarsi che non venga conservata soltanto la fattura ma che, per tutto il ciclo di vita del documento, sia disponibile anche la documentazione che ne garantisce l'autenticità e l'integrità, consentendo cioè che il valore di un componente sia verificabile almeno con una fonte indipendente.

Invio della fattura elettronica
Fermo restando che la fattura è emessa al momento dell'effettuazione dell'operazione e che, di conseguenza, la data apposta sul documento nel rispetto di tali criteri sarà determinante ai fini fiscali, in via presuntiva il legislatore ha stabilito che l'emissione della fattura non potrà comunque essere successiva al momento della sua consegna o spedizione (fattura analogica) ovvero al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica). Non essendo più necessario il "previo accordo con il destinatario", anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, l'emittente può comunque procedere all'integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che siano rispettati i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione.