Emilia Romagna: semplificazione amministrativa, il percorso continua

Lunedì 24 febbraio la Giunta ha approvato, con delibera n. 232/2014, il “Piano degli interventi per la semplificazione: PA digitale 2014”. L’informatizzazione della PA può portare attraverso la dematerializzazione, la decertificazione, l’identità digitale e l’integrazione tra i sistemi informativi-informatici ad una semplificazione dei processi e delle procedure amministrative. La risoluzione assembleare ha quindi confermato la necessità di creare una rete di pubbliche amministrazioni distribuite, interconnesse e, di conseguenza, unitarie agli occhi degli utenti finali: cittadini, associazioni, imprese e professionisti.
L’attività di semplificazione è stata indirizzata in questi mesi dal Tavolo permanente per la semplificazione, che di volta in volta ha indicato le misure più opportune per risolvere le criticità presenti e riuscire ad operare in modo condiviso ed omogeneo per il miglioramento della qualità dell’azione amministrativa della Regione, nei processi interni e nei rapporti verso l’esterno.
Durante il 2013 le Direzioni Generali e le Agenzie della Regione si sono dotate di linee guida per la gestione documentale, per la decertificazione delle banche dati e per l’integrazione degli applicativi con il sistema di gestione documentale. Si è trattato di un grande sforzo che, sebbene abbia rallentato i lavori nella prima fase, servirà a rendere più snelle le fasi successive: il modo di operare deve essere condiviso e soprattutto omogeneo per fare in modo che, indipendentemente dalla struttura regionale alla quale si approcciano, gli interlocutori finali della Regione (ovvero i cittadini, le associazioni, le imprese e i professionisti) ricevano e percepiscano un identico e coerente modo di operare.

Uno degli interventi più onerosi si è rivelato quello legato alla dematerializzazione dei documenti scambiati dalle singole Direzioni Generali e Agenzie nei rapporti con le PA del territorio, che ha comportato la ricognizione di circa 2500 flussi documentali, l’individuazione delle soluzioni di dematerializzazione da attuare e l’avvio delle attività necessarie alla loro realizzazione. Anche nel 2014 la dematerializzazione rimarrà uno degli ambiti prioritari su cui continuare ad agire: la Regione intende proseguire il percorso di evoluzione avviato, portando a compimento gli interventi iniziati. Gli altri ambiti di lavoro continueranno ad essere la decertificazione, con ulteriori interventi finalizzati all’apertura delle banche dati, l’integrazione tra i sistemi informativi della Regione per sfruttare pienamente le possibilità offerte dall’interoperabilità e dalla cooperazione applicativa, e l’identità digitale, con l’intento di estendere i servizi online messi a disposizione degli utenti mediante l’accesso con un’unica identità digitale.

Il piano 2014 prevede anche interventi che si configurano come “progetti” rivolti al mondo degli Enti Locali (Comuni, Province, Unioni, ecc.): nello specifico si tratta di azioni che la Regione realizza a beneficio degli Enti Locali, che sono i destinatari effettivi dei servizi e delle soluzioni sviluppate.

Tali interventi agiscono su più ambiti amministrativi e prevedono la possibilità, per le pubbliche amministrazioni coinvolte, di scambiarsi i dati demografici, di accedere a banche dati, di uniformare le procedure amministrative, di sviluppare nuovi sistemi informativi a supporto della gestione di processi e procedimenti amministrativi.

La Regione sta lavorando per creare dei meccanismi di cooperazione che permettano di dare vita a sistemi tecnologici e soluzioni organizzative, capaci di garantire la circolarità delle informazioni, con il minor uso di carta ed in modo chiaro, sicuro e giuridicamente valido: gli Enti Locali sono i nodi di questa rete e contribuiscono in modo fondamentale allo sviluppo del sistema.

L’obiettivo è la piena realizzazione del MAD – Modello di Amministrazione Digitale dell’Emilia – Romagna. Il MAD rappresenta la cornice di riferimento per lo sviluppo degli interventi di semplificazione relativi all’informatizzazione dei procedimenti amministrativi e all’interoperabilità delle Pubbliche Amministrazioni, o meglio ancora è la fonte da cui provengono gli strumenti in grado di supportare le Direzioni Generali, le Agenzie, l’Assemblea Legislativa e gli Enti Locali nella realizzazione di iniziative finalizzate alla semplificazione dei rapporti interni alla Pubblica Amministrazione e, soprattutto esterni, nel colloquio verso i cittadini e le imprese.

Alcuni dei vantaggi del processo di digitalizzazione sono sicuramente osservabili in una rinnovata efficienza operativa, un risparmio sui materiali e una nuova disponibilità di spazi e risorse, con un risparmio dei tempi impiegati per le singole operazioni, a cui si affiancano benefici come il pieno controllo e la possibilità di analisi dei singoli processi e la garanzia della validità giuridica dell’agire digitale. L’azione di informatizzazione – digitalizzazione della pubblica amministrazione dunque, progettata e realizzata in maniera organica, può sicuramente portare ad innumerevoli vantaggi.

Il coordinamento complessivo del Piano e il monitoraggio delle attività che lo compongono sono stati affidati a Lepida Spa, la società in house della Regione che esercita il ruolo di project manager, supportando e garantendo i meccanismi di allineamento all’interno delle Direzioni, le Agenzie e l’Assemblea Legislativa, nonché verso gli Enti Locali.